개인정보처리방침

세페이드AI(이하 "회사")는 AI 기반 녹음 노트 앱 Pola Note(이하 "앱" 또는 "서비스")를 운영하며, 「개인정보 보호법」 등 관련 법령을 준수합니다. 본 방침은 앱이 어떤 개인정보를 수집하고, 어떻게 이용·보관·공유·파기하며, 이용자가 어떤 권리를 가지는지 설명합니다.

Pola Note는 현재 초대받은 이용자만 사용할 수 있는 베타 서비스입니다. 베타 기간에 수집한 데이터는 베타 종료 시 모두 삭제합니다(4항 참조). 정식 서비스를 시작할 때 본 방침을 개정하여 다시 공지합니다.

1. 수집하는 개인정보 항목

회사는 위치 정보, 연락처, 결제 정보, 광고 식별자를 수집하지 않으며, 앱에 광고·분석·크래시 수집 도구가 포함되어 있지 않습니다.

앱 접근 권한

• 마이크(필수): 녹음 기능 이용 시 음성을 녹음합니다.
• 카메라(선택): 다른 기기에 표시된 QR 코드를 스캔해 로그인할 때만 사용하며, 촬영 이미지는 저장하거나 전송하지 않습니다.
• 알림(선택): 전사·요약 완료 등 서비스 알림을 받습니다.
• 음성 인식(선택, iOS): 음성으로 입력하는 받아쓰기 기능에 사용하며, 기기 안에서만 처리되고 서버로 전송되지 않습니다.
• 캘린더(선택, iOS): 이용자가 선택한 일정을 기기 캘린더에 추가할 때만 사용하며, 캘린더 내용을 서버로 전송하지 않습니다.
• 로컬 네트워크(iOS), 포그라운드 서비스(Android): 녹음과 업로드를 중단 없이 진행하기 위해 사용합니다.

선택 권한은 허용하지 않아도 해당 기능 외의 서비스를 이용할 수 있으며, 기기 설정에서 언제든 변경할 수 있습니다.

2. 개인정보의 이용 목적

• 회원 식별, 초대코드 확인, 이메일 인증 및 기기 로그인
• 녹음된 음성을 텍스트로 변환(전사)하고 화자를 구분하는 기능 제공
• 전사된 텍스트를 AI로 요약·정리하고, 노트에 대한 질문에 답변하며, 검색 기능 제공
• 노트를 서버에 저장하여 여러 기기에서 동기화
• 전사·요약 완료 등 푸시 알림 발송
• 서비스 안정성 유지, 오류 분석, 보안 및 부정 이용 방지, 문의 응대

회사는 이용자의 녹음·노트 데이터를 판매하거나 광고 목적으로 이용하지 않습니다.

3. 녹음 원본과 화자 음성 표본의 처리

녹음 원본

• 녹음 원본은 전사를 위해 암호화된 연결(HTTPS)로 회사 서버에 업로드되어 임시 저장되고, 외부 전사 업체(5항)에 전송됩니다.
• 회사 서버의 녹음 원본은 전사가 완료되거나 실패·취소되면 자동으로 삭제되며, 통상 처리 후 1시간 이내에 삭제됩니다.
• 업로드가 중단된 녹음은 이어서 올릴 수 있도록 최대 7일간 보관한 뒤 삭제합니다.
• 녹음 원본에서 만들어진 텍스트와 노트는 이용자의 기기와 회사 서버에 저장됩니다.

화자 음성 표본

• 이용자가 화자 자동 구분 기능을 켠 경우, 같은 사람의 목소리를 다음 녹음에서도 알아보기 위해 녹음에서 3~10초 분량의 짧은 음성 구간을 잘라 회사 서버에 저장합니다.
• 화자 구분 시 이 표본은 외부 전사 업체(ElevenLabs)에 녹음과 함께 전송됩니다. 회사는 성문(voiceprint) 등 별도의 생체 특징값을 만들거나 저장하지 않습니다.
• 이용자가 화자를 확인하지 않은 표본은 7일 후 자동 삭제됩니다. 이용자가 확인한 표본은 화자 1명당 최대 6개까지 보관하며, 이용자가 해당 표본·화자·녹음을 삭제하거나 베타가 종료되면 삭제됩니다.
• 녹음에 다른 사람의 목소리가 포함될 수 있으므로, 이용자는 녹음 전에 대화 참여자에게 녹음 사실을 알리고 필요한 동의를 받아야 합니다.

4. 개인정보의 보유 기간과 파기

• 앱에서 녹음을 삭제하면 해당 녹음의 텍스트·요약·검색 데이터가 서버에서 함께 삭제됩니다. 해당 녹음을 바탕으로 주고받은 채팅의 질문과 답변은 이용자가 채팅을 삭제할 때까지 남습니다.
• 베타 종료 시(2026년 12월 예정) 회사 서버와 백업에 저장된 베타 기간의 모든 개인정보를 일괄 삭제합니다.
• 기기에 저장된 데이터는 로그아웃하거나 앱을 삭제하면 기기에서 삭제됩니다.
• 외부 업체에 전송된 데이터는 각 업체의 정책에 따라 처리 후 삭제됩니다(5항).
• 전자적 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제합니다.

5. 개인정보 처리 위탁 및 국외 이전

회사는 이용자의 개인정보를 제3자에게 판매하거나 제공하지 않습니다. 다만 법령에 따른 요청이 있는 경우는 예외로 합니다. 서비스 제공을 위해 아래 업체에 개인정보 처리를 위탁하며, 업체는 위탁받은 업무 외의 목적으로 데이터를 이용할 수 없습니다.

국외 이전 안내

• 이전 국가와 업체: 위 표의 미국 소재 업체
• 이전 시기와 방법: 녹음 전사, AI 요약·답변, 알림 발송 등 해당 기능을 이용할 때마다 암호화된 네트워크(HTTPS)로 전송
• 이전 목적과 항목: 위 표와 같음
• 보유 기간: 회사는 AI 업체에 요청을 보낼 때 가능한 범위에서 데이터를 저장하지 않도록 설정하며, 각 업체는 처리 완료 후 자사 정책에 따른 기간(남용 모니터링 등 목적) 동안만 보관한 뒤 삭제합니다.
• 거부 방법과 효과: 국외 이전을 원하지 않는 경우 녹음 전사·AI 기능을 이용하지 않거나 서비스 이용을 중단할 수 있으며, 이 경우 서비스의 핵심 기능을 이용할 수 없습니다.

6. 이용자의 권리와 행사 방법

이용자는 언제든지 자신의 개인정보에 대해 열람, 정정, 삭제, 처리정지를 요구할 수 있습니다.

• 앱에서 녹음, 노트, 채팅, 화자 음성 표본을 직접 삭제할 수 있습니다.
• 그 밖의 요청은 work@withpola.com으로 보내주시면 본인 확인 후 지체 없이(최대 10일 이내) 처리하고 결과를 안내합니다.

7. 계정 및 데이터 삭제 요청

1. 가입한 이메일 주소로 work@withpola.com에 제목 "[Pola Note] 계정 삭제 요청"으로 메일을 보내주세요.
2. 회사는 본인 확인 후 계정 정보, 노트·텍스트·채팅, 화자 음성 표본, 알림 토큰 등 서버에 저장된 이용자의 모든 데이터를 백업을 포함해 삭제합니다.
3. 삭제는 요청 접수 후 최대 10일 이내에 완료하고 결과를 메일로 안내합니다.
4. 기기에 저장된 데이터는 앱에서 로그아웃하거나 앱을 삭제하면 지워집니다.

8. 개인정보의 안전성 확보 조치

• 앱과 서버, 서버와 외부 업체 사이의 모든 전송 구간 암호화(HTTPS/TLS)
• 인증 코드와 로그인 세션 정보의 해시 처리 저장
• 서버 관리자 접근 경로 제한 및 접근 권한 최소화
• 녹음 원본 자동 삭제 등 보관 데이터 최소화

9. 아동의 개인정보

서비스는 만 14세 미만 아동을 대상으로 하지 않으며, 회사는 만 14세 미만 아동의 개인정보를 알면서 수집하지 않습니다. 해당 사실을 알게 된 경우 지체 없이 삭제합니다.

10. 개인정보 보호책임자 및 문의

개인정보 침해에 대한 신고나 상담은 개인정보침해신고센터(privacy.kisa.or.kr, 국번없이 118), 개인정보분쟁조정위원회(www.kopico.go.kr, 1833-6972)에 문의할 수 있습니다.

11. 방침의 변경

본 방침이 변경되는 경우 시행일 7일 전부터 이 페이지와 앱을 통해 공지합니다. 이용자 권리에 중대한 변경이 있는 경우 30일 전에 공지합니다.

English Summary

This policy applies to the Pola Note beta app operated by Cepheid AI ("we"). Pola Note is currently an invite-only beta. All beta data will be deleted when the beta ends.

• Data we collect: email address and invite code (sign-up, email verification); device name and platform (QR device login); audio recordings; short 3–10 second voice clips for speaker recognition (only if auto speaker labeling is on); transcripts, AI summaries, chat questions and answers, speaker names and custom terms; push token; server access logs including IP address; optional bug reports.
• Permissions: microphone (recording); camera (optional, only to scan QR login codes; images are not stored or sent); notifications (optional); speech recognition and calendar on iOS (optional, processed on-device only); local network (iOS) and foreground service (Android).
• Audio recordings: uploaded over HTTPS to our server, stored temporarily, and sent to a third-party transcription provider. The server copy is deleted automatically after transcription completes or fails (normally within 1 hour); interrupted uploads are kept up to 7 days. Transcripts and notes are stored on your device and on our server.
• Voice clips: unconfirmed clips are deleted after 7 days; confirmed clips (max 6 per speaker) are kept until you delete them or the beta ends. They are sent to ElevenLabs for speaker matching. We do not create or store voiceprints.
• Service providers: ElevenLabs (US: transcription, speaker matching), OpenAI (US: summaries, Q&A, search), Google (US: Gemini AI, Firebase Cloud Messaging, Gmail for verification emails), OpenRouter (US: Q&A routing with no data retention), Apple (US: iOS push), Cloudflare (US: network security), iwinv (Korea: server hosting). We do not sell your data or use it for advertising.
• Retention: notes and account data are kept until you delete them or the beta ends. At the end of the beta (planned for December 2026), all beta data on our servers and backups will be deleted.
• Account deletion: email work@withpola.com from your registered address with the subject "[Pola Note] Account deletion request". We will delete all your server data, including backups, within 10 days.
• Children: the service is not directed to children under 14.
• Contact: 장우현 (Representative, Privacy Officer), work@withpola.com

If the Korean and English versions differ, the Korean version prevails. Effective date: November 12, 2026.